Häufig gestellte Fragen

Im Mietpreis enthalten sind die allgemeine Reinigung, die Standardbestuhlung nach Ihren Wünschen (siehe Punkt 02 – Bestuhlung) und die allgemeine Energieversorgung. Des Weiteren sind Veranstaltungsberatung und Organisationsleistungen durch Koelncongress sowie die Betreuung der Veranstaltung durch einen Chef vom Dienst (CvD) bis nach Ende der 10. Nutzungsstunde inklusive.
Für Inhalte der Veranstaltung sind wir nicht zuständig, das obliegt Ihnen als Veranstalter.
Bitte beachten Sie, dass der Mietpreis nicht von der Veranstaltungsdauer abhängt.

Die Leistungen von Pförtner und Toilettenbetreuung sind immer verbindlich zu buchen. Im Festsaal ist zusätzlich die Anwesenheit eines Licht- und Tontechnikers zur Bedienung der Haustechnik sowie Sicherheitspersonal zur Zugangskontrolle auf der Festsaalterrasse erforderlich. Darüber hinaus ist die Buchung einer Parkplatzwache für den Einlasszeitraum (Mindesteinsatzzeit 4 Stunden) obligatorisch. Die Abrechnung dieser Leistungen erfolgt nach Stunden, so wie es die Veranstaltungsplanung erfordert.
Nach der 10. Nutzungsstunde (gezählt ab Beginn Ihres Aufbaus) berechnen wir Verlängerungsstunden für die Veranstaltungsbetreuung durch den CvD.

Ungefähr sechs Wochen vor Ihrer Veranstaltung erhalten Sie eine Vorabrechnung über die Raummiete von uns. Alle weiteren Leistungen rechnen wir nach tatsächlichem Aufwand ab – eine Abschlussrechnung erhalten Sie dann unmittelbar nach Ihrer Veranstaltung. Die darin enthaltenen Leistungen bestätigen Sie uns vor der Veranstaltung mittels einer entsprechenden Auftragsbestätigung.

Unser verbindlicher und exklusiver Gastronomiepartner in der Flora ist die Kirberg GmbH. Das Mitbringen von eigenen Speisen und Getränken oder die Beauftragung eines externen Caterers ist nicht möglich. Eine Ausnahme gilt einzig bei der Hochzeitstorte – diese kann nur über einen externen Anbieter bezogen werden, sollte dann aber mit der Kirberg GmbH auch so abgesprochen werden.

Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang, dass auch die Planung von Candy Bars und Sweet Tables immer der Absprache mit der Kirberg GmbH bedarf.

Neben dem allgemeinen gastronomischen Angebot bietet Ihnen die Kirberg GmbH auch Stuhlhussen, Tischwäsche und -gedeck sowie Dekoration an.

Bitte wenden Sie sich mit allen gastronomischen Wünschen und Anliegen direkt an die Ansprechpartner von der Kirberg GmbH: E-Mail flora@kirberg-catering.de, Telefon +49 221 284 8484.

Sie können zwischen runden Tischen (1,83m Durchmesser mit 10-12 Personen / 1,52m Durchmesser mit 8-10 Personen) und Tafeln wählen. Eine Kombination ist selbstverständlich auch möglich.
Bei der Anzahl der Personen an den einzelnen Tischen spielt das Gedeck für ein Menu oder Buffet sowie die Verwendung von Platztellern eine entscheidende Rolle. Beispielsweise nimmt das Gedeck für ein Menü mit Platztellern mehr Tischfläche ein, sodass weniger Personen an diesem Tisch sitzen können, als wenn der Tisch für ein Buffet und ohne Platzteller eingedeckt ist.
Für freie oder standesamtliche Trauungen bestuhlen wir den Raum in einer Reihenbestuhlung. Dies ist zudem auch Vorgabe des Standesamts.
Wir erstellen Ihnen während der Veranstaltungsplanung einen individuellen Bestuhlungsplan, mit dem Sie dann auch Ihre persönliche Sitzordnung festlegen können.

Sie können auf eigenen Wunsch und Initiative auch externes Mobiliar mitbringen. Bitte beachten Sie, dass das Material unmittelbar vor und umgehend nach der Veranstaltung angeliefert und aufgebaut bzw. abgebaut und abgeholt werden muss, da wir nur begrenzte Lagerkapazitäten haben.

Alternativ steht Ihnen gern das Angebot unserer Partnerfirmen zur Verfügung. Die Anmietung und Bezahlung werden dann über uns abgewickelt.

Dachsalon & Parksalon – In beiden Räumen ist keine fest installierte Haustechnik vorhanden. Beschallungstechnik und Lichttechnik, welche sich z.B. explizit und bewusst auf die Tanzfläche auswirkt, muss demnach extra aufgebaut werden. In der Regel wird dies über den DJ abgedeckt. Technik- und DJ-Leistungen können auch über uns gebucht werden (siehe folgende Fragen).

Festsaal – Im Festsaal findet sich dagegen fest installierte Haustechnik vor, welche wir Ihnen zur Nutzung gern anbieten. Hier ist die Buchung unserer Haustechniker immer Voraussetzung. Die weiteren Details besprechen wir gern individuell mit Ihnen und fragen dann ein Angebot bei unserem Technikdienstleister für Sie an.

Stromanschlüsse sind in allen Räumlichkeiten ausreichend vorhanden. Bitte stimmen Sie Ihr Vorhaben immer mit uns ab.

Gern können Sie DJ- und Technikdienstleistungen direkt über uns buchen. Auf Wunsch lassen wir Ihnen gern weitere Informationen zukommen.

Einen DJ können Sie frei wählen. Wir bitten in dem Fall immer um die Übermittlung der Kontaktdaten, sodass uns für Rückfragen oder zur Abstimmung von Aufbau und Abbau eine Kontaktperson zur Verfügung steht. Besichtigungstermine mit DJ oder Band sind nach Absprache jederzeit möglich.

Alle zur Veranstaltung eingebrachten elektrischen Betriebsmittel müssen nach VDE 702, bzw. DGUV Vorschrift 3 geprüft sein. Die Prüfprotokolle sind mitzuführen und auf Anforderung vorzulegen. Sollten Sie also technische Gerätschaften wie z.B. Ton- und Lichttechnik für die Tanzfläche, eine Fotobox o.ä. über externe Anbieter beziehen, stellen Sie den DGUV V3- oder VDE-Nachweis bitte sicher. Technische Gerätschaften ohne einen der beiden Nachweise dürfen zur Veranstaltung nicht in Betrieb genommen werden.

In der unmittelbaren Nachbarschaft der Flora Köln befinden sich Wohnbebauungen, auf die wir jederzeit Rücksicht nehmen. Auf den Terrassenflächen ist die Wiedergabe von verstärkter Musik und/oder Live-Musik nicht erlaubt. Aufgrund von Lärmimmissionen und zum Schutz der Anwohner müssen wir alle Außentüren ab 22:00 Uhr geschlossen halten. Zum Schutz von Gästen und Personal achten wir darauf, dass die Lautstärke den Mittelwert von 95dB pro Stunde nicht überschreitet.

Auf Wunsch bieten wir Ihnen gern eine Fotobox an, diese kann aber auch über einen externen Anbieter Ihrerseits bezogen werden.

Für die Dekoration der Tische und des Raumes dürfen Sie auch eigenes Material mitbringen oder externe Dekorateure beauftragen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, Dekoration und Blumenarrangements über die Kirberg GmbH zu beziehen. Die Kontaktdaten finden Sie unter Punkt – Gastronomie.

Bitte beachten Sie, dass beim Einsatz externer Dienstleister oder Personen immer gesonderte Absprachen zum Auf- und Abbau mit uns zu treffen sind.

Der Einsatz von Stabkerzen ist nicht gestattet. Alle anderen Kerzenarten dürfen nur mittels eines Behältnisses, welches höher als die Kerze ist, auf sicherer Oberfläche aufgestellt werden. Offenes Feuer ist nicht gestattet.

Der Veranstalter ist verpflichtet, Ausschmückungen i.S.d. SBauVO §33 nur mit der Eigenschaft „schwer entflammbar“ (Brandschutzklasse 1) nach DIN 4102 B1 bzw. EN 13501-1 einzubringen. Dies ist im Vorfeld der Veranstaltung mit Koelncongress abzustimmen.

Beispielsweise fallen Trockenblumen nicht unter die Brandschutzklasse B1 und sind aus Sicherheitsgründen somit nicht erlaubt.

Der Einsatz von Effekt- und Streumaterialien (z.B. Konfetti, Lametta, Blüten u.ä.) sowie das Abbrennen von Wunderkerzen ist nicht gestattet. Pyrotechnische Effekte jeglicher Art (z.B. kaltes Feuerwerk) und der Einsatz von Hazer (Nebelmaschine) sind zwingend vorher mit uns zu besprechen. Je nach Art des Effektes ist eine Bestellung einer Brandsicherheitswache auf Kosten des Veranstalters notwendig.

Ein Höhenfeuerwerk auf dem Gelände des Botanischen Gartens ist nicht erlaubt.

Das Aufsteigen Lassen von Luftballons ist bis zu einer Stückzahl von 500 einzelnen (nicht zusammenhängenden) Luftballons möglich. Der Einsatz von fliegenden Laternen mit Feuer ist untersagt. Unter folgendem Link finden Sie entsprechende Hinweise der Stadt Köln zu diesem Thema:

www.stadt-koeln.de/luftballonaktionen

Bitte beachten Sie, dass Entsorgungskosten durch das mögliche Verfangen in Sträuchern und Baumkronen des Botanischen Gartens entstehen können.

Die Aufbauzeiten sowie der Zutritt von externen Dienstleistern sind im Vorfeld der Veranstaltung immer mit uns abzustimmen. Es kann sein, dass unsere Räumlichkeiten am Vortag Ihrer Veranstaltung anderweitig gebucht sind. Dies bedingt dann auch die Zeiten für Ihren Aufbau. Es ist daher nicht garantiert, dass Sie am Vortag schon Ihre persönlichen Vorbereitungen vor Ort treffen können. Eine genauere Aussage können wir in den Wochen vor Ihrer Veranstaltung treffen.

Eine fest definierte Sperrstunde gibt es in der Flora Köln nicht. Hier gilt zunächst die im Vertrag definierte Uhrzeit. Wir sprechen im Vorhinein aber noch einmal final über das angenommene Ende Ihrer Veranstaltung, damit wir alle Personaleinsätze passend planen können.

Wir übernehmen keine Haftung für die Aufbewahrung von Geschenken, Dekorationsartikeln oder persönlichen Gegenständen, die bereits vor Veranstaltungsbeginn angeliefert werden oder nach Veranstaltungsende in der Flora Köln verbleiben. Wir möchten Sie darum bitten, Wertgegenstände und Geschenke während der Veranstaltung an einen sicheren Ort zu bringen oder nach Ende Ihrer Veranstaltung mitzunehmen.

Nach Absprache können Sie eigene Materialien auch zu einem späteren Zeitpunkt bei uns abholen kommen – dies ist innerhalb von sieben Werktagen nach Ihrer Veranstaltung möglich. Aufgrund möglicher Folgeveranstaltungen und abhängig von unserer Anwesenheit ist die Abholung verbliebender Gegenstände manchmal auch erst am darauffolgenden Werktag möglich.

Um Ihre persönlich mitgebrachten Gegenstände besser zuordnen zu können möchten wir Sie um die Beschriftung und Kennzeichnung Ihrer eingebrachten Materialien und Gegenstände bitten.

Es ist immer möglich, dass parallel andere Veranstaltungen in der Flora Köln stattfinden und Sie somit im Eingangsbereich, in den Aufzuganlagen oder Treppenhäusern auf andere Gäste treffen. Wir bitten Sie und Ihre Gäste stets darum, aufeinander Rücksicht zu nehmen und sich in den von Ihnen gemieteten Räumlichkeiten aufzuhalten. Bislang gab es keinerlei Störungen zwischen den unterschiedlichen Gruppen, sofern unsere Räumlichkeiten parallel gebucht und genutzt wurden.

Sie können entweder nur die standesamtliche oder freie Trauung bei uns im Haus durchführen oder die Trauung mit einer anschließenden Hochzeitsfeier kombinieren.

Standesamtliche oder freie Trauungen sind grundsätzlich im Parksalon mit einer Kapazität von 120 Gästen möglich. Wenn Sie sich nur für eine Trauung in unserem Haus entscheiden, fällt bei der Anmietung des Parksalons ebenfalls der volle Mietpreis an, auch wenn sich die Nutzung des Raumes dann nur auf ein paar Stunden beschränkt.

Bei Anmietung des Festsaals können auch die Räumlichkeiten Bistro & Orangerie für die Trauung genutzt werden, sofern eine anschließende Hochzeitsfeier im Festsaal stattfindet. Bei Anmietung des Dachsalons für Ihre Hochzeitsfeier kann die geplante Trauung bei gutem Wetter auch auf der Dachterrasse stattfinden (der Parksalon muss aber in jedem Fall als Schlechtwetter-Alternative gebucht werden).

Der Termin zur Ambiente-Trauung beim Standesamt Köln wird von uns zehn Monate vor Veranstaltungsbeginn angefragt. Sie tragen die Verantwortung, uns an die vorgennannte Terminanfrage beim Standesamt mindestens eine Woche vorher (d.h. zehn Monate und eine Woche vor Veranstaltungsbeginn) zu erinnern. Das Standesamt Köln sendet uns sechs Monate vor dem Termin eine offizielle Bestätigung des Termins zu. Danach treten Sie zur persönlichen Anmeldung mit dem Standesamt Köln in Kontakt. Wir übernehmen keinerlei Haftung dafür, dass das Standesamt den angefragten Termin bestätigt. Insoweit berührt die fehlende Terminfreigabe durch das Standesamt Köln nicht die Wirksamkeit des zwischen den Parteien geschlossenen Vertrages und die Raumbuchung erfolgt unabhängig von der Terminfreigabe durch das Standesamt.

An der Flora Köln stehen Ihnen und Ihren Gästen nur bedingt Parkplätze zur Verfügung. Sollte an dem Tag allein Ihre Veranstaltung in unserem Haus stattfinden, reservieren wir Ihnen gern 12 Parkplätze, andernfalls mindestens sechs Parkplätze, direkt am Haus. Bitte denken Sie daran, darunter beispielsweise auch DJ, Fotograf, Standesbeamten oder Trauredner etc. einzuplanen.

Die reservierten Stellplätze sind nach Ende der Veranstaltung umgehend zu räumen.

Ihre Gäste können Sie auf den öffentlichen Parkplatz unter der Zoobrücke (Frohngasse) verweisen, der ca. fünf bis zehn Minuten fußläufig entfernt ist. Ab 18:00 Uhr ist das Parken dort kostenfrei.

Alternativ kann auch das Parkhaus am Zoo angefahren werden. Bitte beachten Sie hier die vorgegebenen Öffnungszeiten.

Die Straßenbahnlinie 18 ist fußläufig ca. 5-10 Minuten an der Haltestelle „Zoo/Flora“ zu erreichen. Ebenfalls fußläufig erreichbar ist die Haltestelle „Kinderkrankenhaus“, wo die Straßenbahnlinie 16 abfährt. Per Bus erreichen Sie die Flora mit der Buslinie 140 (Haltstelle „Zoo/Flora“).

Flora Köln / Koelncongress GmbH
Am Botanischen Garten 1a
50735 Köln

Für Fotoaufnahmen im Botanischen Garten ist bei der Stadt Köln eine schriftliche Genehmigung einzuholen. Weitergehende Informationen erhalten Sie mit unseren Vertragsunterlagen. Jederzeit zu beachten ist, dass der Botanische Garten nur innerhalb der öffentlich vorgegebenen Öffnungszeiten betreten werden darf.

Foto- und Videoaufnahmen innerhalb des Gebäudes sind in den von Ihnen angemieteten Räumlichkeiten uneingeschränkt gestattet.

Das gesamte Gebäude und Außengelände der Flora Köln ist barrierefrei.

Die Mitnahme von Hunden sowie von anderen Tieren innerhalb der Flora und des Botanischen Gartens ist grundsätzlich verboten.

Sollten Sie sich nach Vertragsunterzeichnung dazu entscheiden, die Veranstaltung abzusagen, wird eine entsprechende Schadenspauschale fällig. Diese bezieht sich auf das im Mietvertrag vereinbarte Nutzungsentgeld (Raummiete) und ist wie folgt zeitlich gestaffelt:

Bei Absage von

• bis zu 6 Monaten vor Veranstaltungsbeginn 20%
• bis zu 3 Monaten vor Veranstaltungsbeginn 40%
• bis zu 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn 60%
• bis zu 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn 80%
• danach 100%.

Bitte bedenken Sie, dass Sie eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für Ihre Veranstaltung bei uns im Haus abschließen müssen.