Häufig gestellte Fragen

Im Mietpreis enthalten sind die allgemeine Reinigung, die Standardbestuhlung nach Ihren Wünschen (siehe Punkt 02 – Bestuhlung) und die allgemeine Energieversorgung. Des Weiteren sind Veranstaltungsberatung und Organisationsleistungen durch Koelncongress inklusive.

Für Inhalte der Veranstaltung sind wir nicht zuständig, das obliegt Ihnen als Veranstalter.

Bitte beachten Sie, dass der Mietpreis nicht von der Veranstaltungsdauer abhängt.

Die Leistung der Toilettenbetreuung ist immer verbindlich zu buchen.  Die Abrechnung dieser Leistung erfolgt nach Stunden, so wie es die Veranstaltungsplanung erfordert.

Nach der 10. Nutzungsstunde (gezählt ab Beginn Ihres Aufbaus) berechnen wir Verlängerungsstunden für die Veranstaltungsbetreuung durch den CvD.

Zusätzlich können wir Ihnen eine Einlasskontrolle und Garderobenbetreuung anbieten. Weitere Infos zu buchbaren technischen Leistungen finden Sie unter Punkt 05. Außerdem können Sie optional eine Parkfläche mit dazugehöriger Parkplatzbewachung buchen – siehe Punkt 13.

Ungefähr sechs Wochen vor Ihrer Veranstaltung erhalten Sie eine Vorabrechnung über die Raummiete von uns. Alle weiteren Leistungen rechnen wir nach tatsächlichem Aufwand ab – eine Abschlussrechnung erhalten Sie dann unmittelbar nach Ihrer Veranstaltung. Die darin enthaltenen Leistungen bestätigen Sie uns vor der Veranstaltung mittels einer entsprechenden Auftragsbestätigung.

Unser verbindlicher und exklusiver Gastronomiepartner in den Rheinterrassen ist die Koelncongress Gastronomie GmbH. Das Mitbringen von eigenen Speisen und Getränken oder die Beauftragung eines externen Caterers ist nicht möglich. Eine Ausnahme gilt einzig bei der Hochzeitstorte – diese kann nur über einen externen Anbieter bezogen werden, sollte dann aber mit der Koelncongress Gastronomie GmbH auch so abgesprochen werden.

Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang, dass auch die Planung von Candy Bars und Sweet Tables immer der Absprache mit der Koelncongress Gastronomie GmbH bedarf.

Neben dem allgemeinen gastronomischen Angebot bietet Ihnen die Koelncongress Gastronomie GmbH auch Stuhlhussen, Tischwäsche und -gedeck sowie Dekoration an.

Bitte wenden Sie sich mit allen gastronomischen Wünschen und Anliegen direkt an die Ansprechpartner der Koelncongress Gastronomie GmbH: E-Mail: sales.tanzbrunnen@koelncongress-gastro.de, Telefon +49 221 284 7614.

Sie können zwischen runden Tischen (1,83m Durchmesser mit 10-12 Personen / 1,52m Durchmesser mit 8-10 Personen) und Tafeln wählen. Eine Kombination ist selbstverständlich auch möglich.

Bei der Anzahl der Personen an den einzelnen Tischen spielt das Gedeck für ein Menu oder Buffet sowie die Verwendung von Platztellern eine entscheidende Rolle. Beispielsweise nimmt das Gedeck für ein Menü mit Platztellern mehr Tischfläche ein, sodass weniger Personen an diesem Tisch sitzen können, als wenn der Tisch für ein Buffet und ohne Platzteller eingedeckt ist.

Wir erstellen Ihnen während der Veranstaltungsplanung einen individuellen Bestuhlungsplan, mit dem Sie dann auch Ihre persönliche Sitzordnung festlegen können.

Sie können auf eigenen Wunsch und Initiative auch externes Mobiliar mitbringen. Bitte beachten Sie, dass das Material unmittelbar vor und umgehend nach der Veranstaltung angeliefert und aufgebaut bzw. abgebaut und abgeholt werden muss, da wir nur begrenzte Lagerkapazitäten haben.

Alternativ steht Ihnen gern das Angebot unserer Partnerfirmen zur Verfügung. Die Anmietung und Bezahlung werden dann über uns abgewickelt.

In den Rheinterrassen Köln ist keine fest installierte Haustechnik vorhanden. Beschallungstechnik und Lichttechnik, welche sich z.B. explizit und bewusst auf die Tanzfläche auswirkt, muss demnach extra aufgebaut werden. In der Regel wird dies über den DJ abgedeckt.

Gern können Sie DJ- und Technikdienstleistungen direkt über uns buchen. Auf Wunsch lassen wir Ihnen gern weitere Informationen zukommen.

Einen DJ können Sie frei wählen. Wir bitten in dem Fall immer um die Übermittlung der Kontaktdaten, sodass uns für Rückfragen oder zur Abstimmung von Aufbau und Abbau eine Kontaktperson zur Verfügung steht. Besichtigungstermine mit DJ oder Band sind nach Absprache jederzeit möglich.

Alle zur Veranstaltung eingebrachten elektrischen Betriebsmittel müssen nach VDE 702, bzw. DGUV Vorschrift 3 geprüft sein. Die Prüfprotokolle sind mitzuführen und auf Anforderung vorzulegen. Sollten Sie also technische Gerätschaften wie z.B. Ton- und Lichttechnik für die Tanzfläche, eine Fotobox o.ä. über externe Anbieter beziehen, stellen Sie den DGUV V3- oder VDE-Nachweis bitte sicher. Technische Gerätschaften ohne einen der beiden Nachweise dürfen zur Veranstaltung nicht in Betrieb genommen werden.

Auf den Terrassenflächen der Rheinterrassen Köln ist die Wiedergabe von verstärkter Musik und/oder Live-Musik nur bis 22:00 Uhr gestattet. Ab 22:00 Uhr sind alle Außentüren geschlossen zu halten. Je nach Größe und Ausmaß der Veranstaltung ist ein Haustechniker erforderlich, der während der Veranstaltung für die Einhaltung des gesetzlich zulässigen Lautstärkepegels sorgt und die Lautstärke überwacht. Der Haustechniker wird von Koelncongress beauftragt. Die Kosten hierfür werden dem Veranstalter nach Ende der Veranstaltung in Rechnung gestellt.

Auf Wunsch bieten wir Ihnen gern eine Fotobox an, diese kann aber auch über einen externen Anbieter Ihrerseits bezogen werden. Bitte beachten Sie auch hier die geforderten Prüfnachweise (s.o.).

Für die Dekoration der Tische und des Raumes dürfen Sie auch eigenes Material mitbringen oder externe Dekorateure beauftragen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, Dekoration und Blumenarrangements über die Koelncongress Gastronomie GmbH zu beziehen. Die Kontaktdaten finden Sie unter – Gastronomie.

Bitte beachten Sie, dass beim Einsatz externer Dienstleister oder Personen immer gesonderte Absprachen zum Auf- und Abbau mit uns zu treffen sind.

Der Einsatz von Stabkerzen ist nicht gestattet. Alle anderen Kerzenarten dürfen nur mittels eines Behältnisses, welches höher als die Kerze ist, auf sicherer Oberfläche aufgestellt werden. Offenes Feuer ist nicht gestattet.

Der Veranstalter ist verpflichtet, Ausschmückungen i.S.d. SBauVO §33 nur mit der Eigenschaft „schwer entflammbar“ (Brandschutzklasse 1) nach DIN 4102 B1 bzw. EN 13501-1 einzubringen. Dies ist im Vorfeld der Veranstaltung mit Koelncongress abzustimmen.

Beispielsweise fallen Trockenblumen nicht unter die Brandschutzklasse B1 und sind aus Sicherheitsgründen somit nicht erlaubt.

Der Einsatz von Effekt- und Streumaterialien (z.B. Konfetti, Lametta, Blüten u.ä.) sowie das Abbrennen von Wunderkerzen ist nicht gestattet. Pyrotechnische Effekte jeglicher Art (z.B. kaltes Feuerwerk) und der Einsatz von Hazer (Nebelmaschine) sind zwingend vorher mit uns zu besprechen. Je nach Art des Effektes ist eine Bestellung einer Brandsicherheitswache auf Kosten des Veranstalters notwendig.

Das Aufsteigen Lassen von Luftballons ist bis zu einer Stückzahl von 500 einzelnen (nicht zusammenhängenden) Luftballons möglich. Der Einsatz von fliegenden Laternen mit Feuer ist untersagt. Unter folgendem Link finden Sie entsprechende Hinweise der Stadt Köln zu diesem Thema:

www.stadt-koeln.de/luftballonaktionen

Die Aufbauzeiten sowie der Zutritt von externen Dienstleistern sind im Vorfeld der Veranstaltung immer mit uns abzustimmen. Es kann sein, dass unsere Räumlichkeiten am Vortag Ihrer Veranstaltung anderweitig gebucht sind. Dies bedingt dann auch die Zeiten für Ihren Aufbau. Es ist daher nicht garantiert, dass Sie am Vortag schon Ihre persönlichen Vorbereitungen vor Ort treffen können. Eine genauere Aussage können wir in den Wochen vor Ihrer Veranstaltung treffen.

Seitens der Gastronomie findet ein letzter Getränkeausschank um 04:00 Uhr statt. Wir sprechen im Vorhinein aber noch einmal final über das angenommene Ende Ihrer Veranstaltung, damit wir alle Personaleinsätze passend planen können.

Wir übernehmen keine Haftung für die Aufbewahrung von Geschenken, Dekorationsartikeln oder persönlichen Gegenständen, die bereits vor Veranstaltungsbeginn angeliefert werden oder nach Veranstaltungsende in den Rheinterrassen verbleiben. Wir möchten Sie darum bitten, Wertgegenstände und Geschenke während der Veranstaltung an einen sicheren Ort zu bringen oder nach Ende Ihrer Veranstaltung mitzunehmen.

Nach Absprache können Sie eigene Materialien auch zu einem späteren Zeitpunkt bei uns abholen kommen – dies ist innerhalb von sieben Werktagen nach Ihrer Veranstaltung möglich. Aufgrund möglicher Folgeveranstaltungen und abhängig von unserer Anwesenheit ist die Abholung verbliebender Gegenstände manchmal auch erst am darauffolgenden Werktag möglich.

Um Ihre persönlich mitgebrachten Gegenstände besser zuordnen zu können möchten wir Sie um die Beschriftung und Kennzeichnung Ihrer eingebrachten Materialien und Gegenstände bitten.

Es ist immer möglich, dass parallel andere Veranstaltungen am Tanzbrunnen stattfinden und Sie somit auf andere Gäste treffen. Wir bitten Sie und Ihre Gäste stets darum, aufeinander Rücksicht zu nehmen und sich in den von Ihnen gemieteten Räumlichkeiten aufzuhalten. Bislang gab es keinerlei Störungen zwischen den unterschiedlichen Gruppen, sofern unsere Räumlichkeiten parallel gebucht und genutzt wurden.

Der Einlass zu den Räumlichkeiten erfolgt grundsätzlich über den Biergarten. Dieser hat i.d.R. von April bis Oktober bei gutem Wetter geöffnet.

Falls zeitgleich eine Veranstaltung im Open Air Gelände stattfindet, sollten Sie auf den Terrassenflächen mit erhöhtem Lautstärkeaufkommen sowie allgemein erhöhtem Verkehrs- und Besucheraufkommen rund um den Tanzbrunnen rechnen.

Sie können entweder nur die standesamtliche oder freie Trauung bei uns im Haus durchführen oder die Trauung mit einer anschließenden Hochzeitsfeier kombinieren.

Standesamtliche oder freie Trauungen sind grundsätzlich im Parksaal oder in einem Zelt auf der Terrasse möglich. Für freie oder standesamtliche Trauungen bestuhlen wir den Raum in einer Reihenbestuhlung. Dies ist zudem auch Vorgabe des Standesamts.

Wenn Sie sich nur für eine Trauung in unserem Haus entscheiden, fällt bei der Anmietung des Parksaals ebenfalls der volle Mietpreis an, auch wenn sich die Nutzung des Raumes dann nur auf ein paar Stunden beschränkt.

Der Termin zur Ambiente-Trauung beim Standesamt Köln wird von uns zehn Monate vor Veranstaltungsbeginn angefragt. Sie tragen die Verantwortung, uns an die vorgennannte Terminanfrage beim Standesamt mindestens eine Woche vorher (d.h. zehn Monate und eine Woche vor Veranstaltungsbeginn) zu erinnern. Das Standesamt Köln sendet uns sechs Monate vor dem Termin eine offizielle Bestätigung des Termins zu. Danach treten Sie zur persönlichen Anmeldung mit dem Standesamt Köln in Kontakt. Wir übernehmen keinerlei Haftung dafür, dass das Standesamt den angefragten Termin bestätigt. Insoweit berührt die fehlende Terminfreigabe durch das Standesamt Köln nicht die Wirksamkeit des zwischen den Parteien geschlossenen Vertrages und die Raumbuchung erfolgt unabhängig von der Terminfreigabe durch das Standesamt.

Auf Wunsch reservieren wir Ihnen gern drei Parkplätze unmittelbar am Haus. Zusätzlich ist die Anmietung einer Parkfläche sowie die kostenpflichtige Buchung einer Parkplatzbewachung unter Vorbehalt der Verfügbarkeit möglich. Hier stehen Ihnen ca. 40 Stellplätze zur Verfügung und die Einfahrt wird über eine Parkplatzbewachung kontrolliert. Für weitere Informationen können Sie uns gern jederzeit ansprechen.

Die reservierten Stellplätze sowie die angemietete Parkfläche sind nach Ende der Veranstaltung umgehend zu räumen.

Der Bahnhof Köln-Deutz ist ca. zehn Minuten fußläufig entfernt und bietet diverse ÖPNV-Anbindungen (Regional- und Fernverkehr, Straßen- und U-Bahn, Bus).

Rheinterrassen Köln / Koelncongress GmbH
Rheinparkweg 1
50679 Köln

Die Rheinterrassen Köln sind grundsätzlich barrierefrei (per Aufzug). Bei einer Anmietung des Restaurants gibt es zu beachten, dass der hintere bestuhlte Bereich über zwei Stufen erreichbar ist. Für die Terrassenflächen gibt es Rampen, die optional aufgebaut werden können.

Die Mitnahme von Hunden sowie von anderen Tieren innerhalb der Flora und des Botanischen Gartens ist grundsätzlich verboten.

Sollten Sie sich nach Vertragsunterzeichnung dazu entscheiden, die Veranstaltung abzusagen, wird eine entsprechende Schadenspauschale fällig. Diese bezieht sich auf das im Mietvertrag vereinbarte Nutzungsentgeld (Raummiete) und ist wie folgt zeitlich gestaffelt:

Bei Absage von

• bis zu 6 Monaten vor Veranstaltungsbeginn 20%
• bis zu 3 Monaten vor Veranstaltungsbeginn 40%
• bis zu 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn 60%
• bis zu 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn 80%
• danach 100%.

Bitte bedenken Sie, dass Sie eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für Ihre Veranstaltung bei uns im Haus abschließen müssen.